海外职院〔2009〕14号

 

 

海南外国语职业学院

关于印发《海南外国语职业学院公文处理暂行办法》的通知

 

各处（室），各系（部），图书馆：

现将《海南外国语职业学院公文处理暂行办法》印发给你们，请认真贯彻执行。

附件：《海南外国语职业学院公文处理暂行办法》

  

 

 

二○○九年二月二十日

 

 

 

 

 

主题词：公文    管理    暂行    办法     通知

海南外国语职业学院办公室     2009年3月3日印发

（共印20份）

附件

 

海南外国语职业学院公文处理暂行办法

 

第一章  总则

第一条  为促进学院党政公文处理规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《教育部关于公文处理的若干规定》，结合我院实际，制定本办法。

第二条  我院公文是学院在实施党政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  处理公文应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。

第五条  学院各级党政负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第六条  党委办公室（以下简称“党办”）、学院办公室（以下简称“院办”）是学院公文处理的管理机构，主管学院的公文处理工作并负责指导各部门的公文处理工作。各部门也应指定专门（兼职）人员具体负责公文处理业务。

第二章  发文办理

第七条  学院使用公文的主要种类有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销学院所属部门不适当的决定事项。

（二）意见

用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通告

用于公布应当遵守或周知的事项。

（四）通知

用于发布规章制度、任免或聘用人员、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转学院所属部门的公文、发布要求学院所属部门办理、共同执行或者周知的事项。

（五）通报

用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（六）报告

用于向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议，答复上级组织的询问。

（七）请示

用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复

用于答复学院所属部门的请示事项。

（九）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要

用于记载、传达会议主要精神和议定事项。

第八条  行文的基本规则

（一）向上级组织行文，一般应主报一个上级组织，如需其他相关的上级组织阅知，可以抄报。向上行文一般不越级，尤其一般不越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应同时抄报被越过的上级组织。

（二）学院及所属部门根据各自隶属关系和职权范围行文，不能越权行文。学院党委和学院可以对上对下行文，也可以同校外有关单位和兄弟院校之间互相行文。学院各部门可以向学院行文，也可以在部门内行文。党办、院办根据院党委、院行政授权，可以党办、院办名义向全院各部门行文。学院其它职能部门，在规定的职权业务范围内，经学院授权可以部门名义向院内较大范围或全院行文，但不能发布指示性公文。学院各职能部门除党办、院办外不得对外正式行文。

（三）学院的重要校内公文，需要上级机关了解或涉及有关政府机关业务的，应抄送有关政府机关。各职能部门的重要公文，应抄送学院其他部门，发文单位应确定公文的主送、抄送单位及份数。

（四）各职能部门在职权范围内处理业务问题涉及其他部门的，应主动与有关部门协商解决，经协商后解决不了再上报党办或院办协调，上报时要把不同意见写清楚。各部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向学院其他部门行文。属于部门职权范围内的事务，应当由部门各自行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。对于应当协调、征求意见而未协商、征求意见的公文和公文代拟稿，党办和院办不予受理。

（五）请示类公文应当一文一事，不得直接送交领导者个人，尤其不得同时分送多位领导者。请示事项涉及其他部门业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时,应当在“请示”中写明。非请示类公文不得夹带请示事项。

（六）通过校园网等各类媒介公开发布的公文，视同正式纸质公文并依照执行。为节约纸张，学院非保密公文可通过学院网站发布。凡内容涉及保密的公文，必须严格按规定渠道发文，不得采取公开的形式发文。

第九条   发文办理一般包括拟稿、会签、审核、签发、印制、校核、用印、登记、分发等程序。

学院发文办理的程序及要求如下：

（一）拟稿

以院党委、学院或党办、院办名义发出的公文，由党办、院办根据学院领导指示或工作需要拟稿，必要时会同有关部门共同拟稿。凡是各部门因业务需要须以学院党委或学院名义行文的，由该部门负责拟稿；请求学院批转本部门文件的，应拟出批语稿。文稿应打印后，再呈领导审批。

拟稿的基本要求是：

1、符合党和国家的方针政策、法律和法规；

2、符合上级的决定精神和学院的有关规定；

3、体现领导的意图；

4、做到情况属实、主题突出、条理清晰、文字精炼、标点准确，篇幅力求简短。

5、人名、地名、数字、引文准确，一般不要简称。引用公文应当先引标题，后标注发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

6、公文结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1、”,第四层为“(1)”。

7、必须使用国家法定的计量单位。

8、用词用字准确、规范。文内使用非规范化简称，一般应当先使用全称，然后注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

9、公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（二）会签

公文起草后，拟稿人应认真填写由学院统一印制的发文呈批单，拟稿部门负责人必须认真核稿并签名。行文内容涉及两个或两个以上部门，必须履行会签手续。

（三）审核

为确保以党委或学院名义制发的公文的质量，各公文代拟稿在送学院领导签发前，应送学院党办或院办审核。公文审核的重点是：是否符合国家的法律、法规、方针、政策及有关规定，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关公文相衔接；是否确需行文，行文方式是否妥当；提出的措施和办法是否符合实际、切实可行；内容涉及的部门是否经过协调，意见是否一致；文字表达是否做到概念准确、条理清楚、简明扼要、语法规范；是否符合规定的审核、会签手续。

对不符合要求的文稿，党办或院办可退回拟稿单位进行修改，或请拟稿部门来人共同修改。

未经党办或院办审核的公文稿，院领导不予签发。

（四）签发

以党委、学院名义向上、向外行文，分别由党委书记、院长（或由党委书记、院长委托副院长签发）。以党委、学院名义向下行文，根据文件的涉及范围和重要程度分别由党委书记、院长或分管副院长签发。会议纪要由会议主持人签发。以党办、院办名义向学院各部门发出的公文，重要的或涉及面广的，由党委书记或院长签发，一般的经院领导同意的或会议通过的，可由办公室主任签发。

其它各部门的公文，由本部门负责人签发。联合行文的，须经所有联署部门负责人会签。

（五）校对

公文最后付印前由拟稿部门负责校对。校对要严谨、细致，力戒错漏。特别要注意校对校院领导和党办、院办对拟稿的修改意见，认为修改意见不妥的应及时向党办或院办提出。

在校对过程中如需要对已签批的文稿作个别文字修改的，须经党办或院办同意；如涉及对内容进行实质性修改的，须报签批领导复审。

（六）印制

公文必须严格按国家规定的统一格式及标准进行印制，做到规范、端庄、美观、大方。公文印制一般由拟稿部门负责。

（七）用印

党委、学院印章及院长用于公文的印章，由学院党办、院办掌管并指定专门人员负责用印监印。

除会议纪要外，其他公文一律要加盖发文单位的印章。公文用印须凭已签发的呈批单和底稿。公文用印后，呈批单、底稿并正式文件一份交由监印人存档并填写发文登记。

监印人如发现公文不符合要求或有其他疑问，有责任向办文人员提出意见或与签发领导核实，经修改或核实后，方予用印。

（八）登记与分发

分发公文前应将公文标题、发文时间、发文字号、收文单位等逐项登记清楚。属于职能范畴的公文一般由有关职能部门负责分发并催办,属于综合性的公文一般由党办、院办负责分发并催办。

学院各部门的发文办理参照上述程序及要求执行。

第三章  收文办理

第十条  学院收文包括校外来文、下级部门的请示或报告、群众信访件等。其中，校外来文包括：上级和校外单位发给学院的正式公文；上级领导的讲话和批办件；上级电报；上级会议材料；秘密级以上的简报、内部刊物、资料等。院领导和部门负责人通过参加会议或其他途径收到的发给学院的文件材料，应及时交由党办、院办统一办理。

第十一条  公文应当按程序办理。除领导直接交办的事项外，凡越过党办、院办直接送领导个人的公文，一律不予受理。

第十二条  收文办理程序包括登记、审核、拟办、呈批、承办、催办等。

学院收文办理的程序及要求如下。

（一）登记、审核

党委和学院的收文，分别由院办负责拆封、签收、登记。院领导亲收件一律交亲收人拆封。签收紧急公文注明具体时间。收文后要进行查对、签收，并将公文标题、内容提要、发文单位、发文时间、发文字号、密级、紧急程度、收文时间、收文编号等登记清楚。对秘密公文，应当认真核查密封、编号、正文和附件的份数、页数，如发现问题必须立即查明情况，妥善处理。签收紧急公文应当注明具体时间。

学院党政各部门和其他部门给学院的请示、报告，分别送党办、院办办理，不要直接送学院领导个人。对于学院下级部门的请示报告，党办、院办收文时应进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则，内容是否符合学院有关规定，涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签，文种的使用、公文格式是否规范等。经审核，对符合本办法规定的公文应及时予以办理。对不符合要求的公文，或属于职能部门权限范围内不需要学院处理的公文，经党办、院办负责人批准后，可退回呈报部门、单位并说明原因。

（二）拟办、呈批

党办、院办对学院收文提出拟办意见。

校外来文和群众信访件，如只需要学院阅知的，应呈送院领导及有关部门负责人轮阅；如需要学院贯彻有关精神或落实有关事项的，应先呈送学院主要领导阅批，再由党办、院办根据院领导批示分送有关部门办理。

学院下级部门的请示、报告，应先交由党办、院办提供处理意见，然后呈送学院主要领导、分管领导批示，再由党办、院办按领导批示分送有关部门办理。

院领导的批示、部门负责人的处理意见要具体、明确，并签署姓名，注明日期。

院领导如直接签批亲收件，应在签批后交由党办或院办统一登记、存查和分送有关部门办理。

（三）承办、催办

负责承办领导批示件的部门，要按照文件要求和院领导批示，指定具体负责人，按照规定的办结时限抓紧认真办理。承办事项涉及其它部门的，承办部门应主动与其迅速协商办理。办结后应将办理情况和结果反馈给党办或院办。

党办、院办负责按院领导批示和文件要求，对承办单位进行检查、催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止漏办和延误。要及时将办结情况报告文件审批领导，并做好办结件的登记及存档工作。

学院各部门的收文办理参照上述程序及要求执行。

第四章  公文格式

第十三条  公文的版头和使用范围

一是《中共海南外国语职业学院委员会  海南外国语职业学院文件》（海外职院党〔公元年份〕×号”）版头发的公文，主要用于院党委、院行政转发上级党政机关重要公文，向上级党政机关汇报、请示重大事项，向学院所属单位部署重大事项。

二是《中共海南外国语职业学院委员会文件》（海外职院党〔公元年份〕×号”）版头发的公文，适用于：院党委传达、贯彻党的方针、政策；作出重大工作部署；转发上级党组织的文件；批转下级党组织的重要请示、报告；就重大问题向上级党组织的请示、报告工作。

三是以《海南外国语职业学院文件》（海外职院〔公元年份〕×号）版头发的公文，主要用于院行政转发上级行政机关重要公文，向上级行政机关汇报、请示工作，向学院各部门部署全局性重要工作，发布重要决定，批转学院下属部门有普遍指导意义的公文，以及需要以此形式行文的其他事项。

四是《中共海南外国语职业学院委员会》（海外职院党函〔公元年份〕×号”）版头发的公文，适用于：主要用于院党委通知重要事项，批复学院所属部门的请示，同不相隶属的党组织进行商洽，征询意见，答复问题等。

五是以《海南外国语职业学院》（海外职院函〔公元年份〕×号）版头发的公文,主要用于因涉及面小而又需以学院名义行文的事项，同不相隶属单位商洽工作，询问情况，答复学院所属单位询问,请求有关部门批准等。

六是以《海南外国语职业学院院长办公会议纪要》版头发的公文,主要用于记载和传达院长办公会议情况和议定事项。

七是以《中共海南外国语职业学院委员会办公室文件》、《海南外国语职业学院办公室文件》版头发的公文，主要用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达需要学院下级部门周知和办理的事项以及用于答复学院各部门一般的请示事项，发布一般性的会议通知等有关党政管理事务等，传达院领导对有关事项的批示，转发学院各部门的报告，党办、院办向院领导请示工作，与各部门商洽工作、征询意见等。

八是以《海南外国语职业学院处室函件》版头发的公文，主要用于各职能部门向基层单位布置工作，发布通报，向学院领导请示、报告，与其它职能部门商洽工作等。

九是以《海南外国语职业学院系部函件》版头发的公文，主要是各系部向学院有关处室商洽工作，请求批准，向学院领导请示、报告，布置本部门工作，发布通知、通报等。

第十四条  公文一般由发文机关标识、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）  发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。

（二）  发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

学院发文字号格式如下：

1、中共海南外国语职业学院委员会  海南外国语职业学院文件：海外职院党〔公元年份〕×号”）；

2、中共海南外国语职业学院委员会文件：海外职院党〔公元年份〕×号；

3、海南外国语职业学院文件：海外职院〔公元年份〕×号；

4、中共海南外国语职业学院委员会函件：海外职院党函〔公元年份〕×号；

5、海南外国语职业学院函件：海外职院函〔公元年份〕×号；

6、中共海南外国语职业学院委员会办公室文件：海外职院党办〔公元年份〕×号；

7、海南外国语职业学院办公室文件：海外职院办〔公元年份〕×号；

8、学院其它部门对内行文均使用函件，发文字号格式为：海外职院+单位代字+〔公元年份〕+文号。

各单位发文字号的代字如下：组织统战部为“组”，人事处为“人”，教务处为“教”，学生处为“学”， 后勤处为“后”， 科研设备处为“科”，招生就业指导处为“招”，对外合作交流处为“外”，工会为“工”，团委为“团”，图书馆为“图”，英语系为“英”，日语系为“日”，俄韩语系为“俄韩”，公共教学部为“公”，社科部为“社”。

文件的发文字号一般标注在文头（版头）之下，横线之上，居中排布。函件（含各单位对内行文）的发文字号则标注在横线之右下方、标题之上。发文序号由阿拉伯数字“1”开始顺次排列。

凡以党委、学院或党委办公室、学院办公室名义制发的公文，由党办或院办统一编号。各部门印发的公文，由本部门办公室编号，不设办公室的单位由指定负责人编号。

上报的公文，应当在前页注明签发人姓名，并标注在发文字号右侧适当位置（发文字号可适当左移）。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人一般为该公文的撰稿人、主办人员或部门负责人。

（三）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文单位，要准确使用公文种类。标题中除规章制度名称加书名号处，一般不用标点符号。

（四）主送单位是指主要受理单位（列在标题之下，正文之前），应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。

（五）公文如有附件，应在正文之后左下方，成文时间左上方注明附件标题；若附件较多还应当注明附件顺序和名称，形式为“附件：1、ххх”。

（六）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人签发的日期为准；凡注明会议通过的，以通过日期为准。成文时间列在正文与附件之后右下方，在其上方留出一定空白，形式如为“二○○八年四月二十日”。

（七）公文标题若已标明发文单位，在成文时间上方不再打印发文单位。

（八）公文除会议纪要外，都应加盖印章。用印位置在成文时间的上方，要求上不压正文，下骑年盖月，印记端正清晰。联合行文时，要加盖所有行文单位的印章，将主办单位的印章排列在前。

（九）公文如有附注，标注在成文时间左下方，并加括号。

（十）  公文应标注主题词。主题词应准确反映公文主要内容，并统一在《教育部公文主题词表》中选用。主题词标注在成文时间左下方，附注之下。主题词按类属词、类别词、文种的顺序排列，不得超过5个。

（十一）公文抄送对象是与公文有密切关系的单位（个人）。公文抄送范围标注在主题词下方。

（十二）  公文一般应有印制版记。印制版记包括公文制发单位名称，制发日期和份数。

第十五条  公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm）。

第十六条  公文统一排版规格与印刷装订要求。发文字号用3号仿宋体，标题用2号方正小标宋体，正文用3号仿宋体，正文小题第一层标题用3号方正小标宋，第二层标题用3号仿宋加粗，一般每页排22行，每行排28个字（行间距为固定植30磅），“主题词”用3号黑体，主题词内容用3号方正小标宋，抄送、打印份数字体用3号仿宋。公文应双面打印，左侧装订，不掉页。

第五章  公文管理

第十七条  公文处理实行限时制。学院收文一般应在7个工作日内办结，需要多个部门协调解决的应力争在15个工作日内办结，紧急公文应根据相关要求紧急办结。文秘人员要高效处理和传递公文，不能在任何环节滞留公文。院领导或党办、院办负责人批请职能部门研究提供意见的，职能部门应在2个工作日内提出书面意见。公文如因有关领导或负责人出差等原因暂时无法签批，应迅速与有关领导或负责人取得联系并及时处理。领导批示件必须在第一时间分送有关部门办理。承办部门应抓紧办理领导批示件，不能拖延，在办理过程如遇到困难，应及时向审批领导报告。

第十八条  党办、院办及其他各部门必须指定专门（兼职）人员负责公文的收发、审核、传递、用印、保管、归档和销毁。

第十九条  在传递和管理秘密公文时，必须严格遵守有关保密法规，确保党和国家秘密的安全。

第二十条  上级单位的发文，除绝密或者注明不准翻印的外，经学院领导或者办公室主任批准，可以翻印、转发、复印。翻印、转发、复印件的管理办法与原件相同。翻印时应当注明翻印的单位、份数和时间。密码电报不得翻印、复制。

第二十一条  借用公文或者公文底稿，一律办理有关手续。工作人员调离岗位时，必须清退其保存的全部公文。

第二十二条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

第二十三条  公文办理完毕后，应当根据《高等学校档案工作规范》和其他有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷、归档。符合存档要求的公文材料要定期向学院档案室移交归档，个人不得保存应当归档的公文。

第二十四条  公文材料归档之前要先行立卷。归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。公文立卷归档工作应当接受档案部门的指导、协调和监督。

第二十五条  不具备存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准,可定期销毁。销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导批准后，由二人监销，保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。

第二十六条  联合办理的公文，原件由主办单位整理、管理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的副本。单位合并时，全部公文应当随即合并管理。单位撤消时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案馆。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定做好移交工作。

第二十七条  单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理(立卷)、归档。

第六章  附则

第二十八条  公文处理中涉及电子文件的关规定另行制定。

第二十九条  本办法公布之日起执行，由党办、院办负责解释。

 

二00九年二月二十日