东语系会议及活动管理办法

    为规范我系各种会议及各项活动的管理，协调会议及活动的时间、场地和人员安排，提高会议及活动的工作效率，本着规范管理、统一协调、合理配置的原则，特制定本办法。 

    一、会议及活动的分类 

    本办法中提到的会议，是指全系或各教研室召开的各种会议，包括例会、定期会议和一般性会议等。 本办法中提到的活动，是指全系或教研室在学院内举办的各种活动，包括集会、晚会、竞赛、讲座、辅导、培训、宣传、庆典、颁奖活动等。 

    二、会议及活动的申报和备案 

    会议及活动的举行，实行上报制度，上报分申报和备案两种。 

    （一）会议及活动的申报。 

会议及活动的申报，是指会议及活动的承办方在会议或活动举办前向学院办公室进行申报的制度，即会议及活动的承办方至少在会议或活动举办的上一周，将拟举办会议或活动的方案和主要议程等信息向主要负责人进行申报。大型活动需要学院场地的，在会议或活动举行的前一周提出申请，报主管院领导审批。

（二）会议及活动的备案。 

    会议及活动的备案，是指会议及活动的承办方在会议或活动举办前向系办公室和主管领导进行备案的制度，即会议及活动的承办方至少在会议或活动举办的上一周，将拟举办会议或活动的方案和主要议程等信息报学院办公室备案。 

    各单位单独举行的只有本单位人员参加的会议及活动，也须于会议及活动举办的上一周向学院办公室上报备案。 

    三、场地安排 

会议及活动的室内场地主要有：系部办公室、系部会议室、图书馆多功能报告厅、多媒体课室等。 

    四、人员安排 

    当会议及活动需要学院领导出席或参加的，需经学院领导同意，后统一安排。其他人员的安排由承办方自行决定。 

    五、场地及人员安排将按先来后到的循序安排。优先考虑先申报和备案的会议及活动；如遇学院重大会议或活动，则优先考虑学院的会议及活动。 

    六、会议及活动的要求 

   （一）认真组织，提高会议及活动质量。经批准举行的各种会议及活动，特别是跨校会议及活动，主办或承办单位要认真组织，严格按要求控制人数，控制规模。严格按要求在指定的区域、地点、时间举行。绝不允许临时增加人数、扩大规模、变更场地、调整时间、改变主题。 

    （二）严格审查。主办或承办单位对会议及活动的主题、内容、形式、性质、目的、意图等进行严格审查，可开可不开的会议及活动原则不开。 

    （三）场馆申请。经批准在校内举行的会议及活动，由主办或承办单位或归口管理单位负责向学院相关部门申请会议场馆，在严格履行相关手续后才能组织实施。 

   （四）加强管理，提高工作效率。经批准举行的会议及活动，主办或承办单位要制定详细的方案，建立相应的机构，明确具体分工，实行统一指挥、统一协调和统一管理，确保各项会议及活动有序进行。 

七、本办法由东语系办公室负责解释，从颁布之日起正式实施。

东语系党总支