全体师生员工、广大校友及社会人士：
2027年，海南外国语职业学院将迎来建校80周年。为追溯学校悠久办学历史、丰硕办学成果和崭新发展面貌以及师生风范，让全体师生、广大校友和社会各界更好地了解学校发展历程、关注学校改革发展，激励海外院人弘扬办学传统，传承学校1947年建校以来的办学精神，奋发有为、乘势而上，加快推进高水平职业本科大学建设，根据学校党委安排，决定在东（新）校区建设学校校史展馆，现面向全校师生员工、离退休老同志及家属、海内外校友和社会各界人士征集校史资料和实物。有关事项具体如下：
一、征集内容及范围
学校各个办学时期（含文昌子文简易师范学校、文昌县立师范学校、文昌师范学校、广东文昌师范学校、海南文昌师范学校、海南外国语师范学校、海南外国语职业学院）具有历史意义和保存价值的文字材料、图片、音像、实物以及校史线索，包括但不限于：
（一）反映学校各个时期在教学、科研、管理等工作中取得重要成果和影响力的资料、著作、照片、实物、音视频资料等。个人在工作中取得的省级及以上奖状、奖杯、奖章、证书等。
（二）学校各个时期的校园地形图、平面图、标志性建筑及校园风貌照片，匾额、碑石（文）以及带有老校名印记的印章、校徽、校标、纪念章、明信片等各类物品。
（三）学校各个时期具有历史文化教育价值的教具、模型、设备、挂图等实物或照片。
（四）学校各个时期制发的具有纪念价值的印刷品（如招生简章、录取通知书、课程表、校历、报纸、杂志、简报、纪念册、作品集等）。
（五）学校各个时期的专家学者、知名人士、杰出校友的著作、手稿、笔记、书信、题词以及其他有纪念意义的实物、照片等。
（六）学校各个时期，国家领导人、上级领导、社会知名人士、国内外重要嘉宾来校视察、交流、访问的报道、照片、题词、纪念品、音视频资料等。
（七）历届校领导、教师和校友出席、参加国内外重大活动（包括学术会议、重要比赛、交流访问等）形成的奖状、奖品、证书、聘书、任命书、照片、纪念品和音视频资料等。
（八）师生员工和校友在校期间使用的具有纪念价值的证件（如早期的工作证、学生证、借书证、毕业证等）、票据（如饭菜票、开水票以及特定历史时期的各类购物票证等）、实物（如徽标、印章、袖章、校服等具有时代特征的物件）、历届毕业班合影等。
（九）反映学校各个时期改革变迁、教学科研、校园文化、师生生活以及重要人物、重要事件等内容的书信、笔记、日记等原始记录以及回忆性原创纪实文章。
（十）其他有利于了解校史、开展校史研究的各类资料、实物、信息等。
二、征集方式
（一）无偿捐赠。欢迎自愿捐赠。捐赠档案资料经学校鉴定收录后，所有权归学校，学校档案室负责整理、保管并提供利用。
（二）暂借复制。如不便捐赠原件，可提供原件由学校复印或数字化复制。复制完后原件奉还，学校保存复制件以供利用。
三、征集说明
（一）参加征集的资料和实物应经原主人或原作者同意、授权。
（二）征集对象数量不限，要求内容真实，画面清晰，原始或翻拍、扫描均可，黑白、彩色不限，尺寸不限，单幅或组图、电子或纸质版均可。视频能够流畅播放。
（三）捐赠者需对捐赠资料和实物作文字注释，包括时间、地点、人物、背景、事由等，同时注明捐赠者姓名及联系方式，学校将对征集的资料物品逐一登记造册。
（四）捐赠者可对所捐档案资料的利用范围、方式提出合理要求，学校将予以尊重。
四、权益维护
（一）学校将对捐赠物品永久保管，并择取部分在校史馆或各类专题展览中展出，展出时将注明捐赠者姓名或单位。
（二）凡捐赠具有收藏价值的档案资料者，学校将颁发捐赠证书以致谢忱。
五、联系方式
（一）直接交送。可将捐赠物品直接送交至海南外国语职业学院综合楼七楼校友办公室。
（二）快递邮寄。与校友办工作人员联系确认后，可将捐赠物品直接寄送至：海南省文昌市教育路178号海南外国语职业学院校友办，邮资到付。
（三）邮件发送。可将捐赠物品自行拍照或数字化扫描后，发送邮件至校友办邮箱dzb@hncfs.edu.cn。
（四）上门征集。如捐赠者不便来校，可通过电话、邮件联系校友办，学校将派工作人员上门接受捐赠。
（五）联系人：曾老师、韩老师
（六）联系电话：0898-63253029
海南外国语职业学院
校友工作办公室
2025年9月30日
学院地址:海南省文昌市教育路178号
邮编：571321
