海南外国语职业学院档案数字化服务项目方案征集公告（第二次）

为了加快学院档案数字化建设，现对“海南外国语职业学院档案数字化服务项目”方案公开征集，诚邀符合资格条件的机构参加报名。现将有关事项公告如下：

一、项目概况

（一）项目名称：海南外国语职业学院档案数字化服务项目方案征集

（二）项目预算：60万元（包含项目方案设计费，项目方案设计费不超1.5万元）

（三）项目建设内容、功能要求

1.主要建设内容：主要包括（文书、教学、基建）材料整理归档、档案数字化制作、档案管理系统、服务器和专用档案盒等需求。教学类档案：现有档案约820盒，每盒约400页，其中有单面、双面页数，共计约328000页，需要数字化、著录条目、装订装盒、挂接到档案管理系统。文书类档案：现有档案约20000件，每件约8页，共计约160000页，需要数字化、著录条目、装订装盒、挂接到档案管理系统。基建类档案：约430盒，每盒约288页，共计约123840页，基建图纸约1400张，其中有A3、A1、A0不同幅面，基建类档案需要整理归档、数字化、著录条目、装订装盒、挂接到档案管理系统。其它档案：其它材料约50盒，共计约4000页，需要整理归档、数字化、著录条目、装订装盒、挂接到档案管理系统。存储服务器：1个，档案管理系统：1个，专用档案盒800个。

2.归档整理工作：对材料进行分类、整理、编码、编目、档号章加盖、录入装订装盒等工作。

3.档案数字化制作：根据原始实体档案情况分别进行目录拟写、著录，录入计算机形成电子目录，建立对应图像数据的目录数据库，并与档案图像数据挂接建立对应关系，按档案编定的次序逐件逐页拆卷后使用扫描仪进行扫描，形成与档案实体实际页面一一对应的数字图像，再进行数据审核和备份。

4.档案管理系统：按照国家档案局《电子档案管理系统基本功能规定》文件要求，具有档案接收、整理、保存价值鉴定、编研、归档入库、保管、利用、统计、销毁、审批、催还、导入导出等功能，且符合国家档案局认可的软件。

5.硬件

(1)服务器基本要求

（2）扫描设备

(3)移动存储和其他设备

6.专业档案盒：采用国标无酸牛皮纸制作

二、参与征集单位的资格要求及需要提供的资料

（一）资格要求

1.参与征集的单位必须具有独立法人资格、具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工类项目、有参加过类似设计项目经验，具有数字化加工资质《国家秘密载体印制资质》乙及或以上资质；

2.提供近三年在经营活动中没有重大违法记录书面声明、未发生过档案安全事故、泄密事件、无非法获取或非法持有档案、国家秘密载体等行为记录；

3.具有良好的商业信誉和健全的财务制度、具有依法纳税和社会保障资金的良好记录；

（二）报名资料

1.营业执照副本复印件和无重大违法记录声明

2.公司资质及简介

3.公司法人证书或委托书

4.项目实施方案（包含不公开、涉密材料方案）

5.项目报价单独密封（报价包含项目预算明细报价与设计费用报价两部分，总报价超出该项目预算60万元为无效方案，其中设计费用不超1.5万元）

6.业绩材料及佐证材料（近三年完成的项目案例中包含案例、合同复印件）

7.最近三个月完税证明

8.承诺函

所有提交材料必须清晰明了，材料不清晰和未按照要求装订视为无条件放弃报名资格。文件需加盖单位公章，报名单位对所提供的所有资料真实性负责，提供虚假材料视为无条件自动放弃参与资格

三、提交材料装订顺序（要求将全部材料A4幅面装订成册一式三份）

（一）材料目录

（二）公司资质及简介

（三）公司法人证书或委托书

（四）单位营业执照副本复印件和无重大违法记录声明

（五）最近三个月完税证明

（六）业绩材料及佐证材料（近三年完成的项目案例中包含案例、合同复印件）

（七）项目实施方案

（八）项目报价（单独密封，报价包含项目预算明细报价与设计费用报价两部分，总报价超出该项目预算60万元为无效方案，其中设计费用不超1.5万元）

（九）承诺函

四、征集方案要求

（一）提供完整准确的项目可行性方案和报价方案（包括软硬件开发模块报价、数据服务报价等），本项目预算金额，根据单价（单位：元/页（条），含加工费、设备投入费、管理费、税费等一切费用）及实际完成数字化加工档案页数计算。方案制作要求具有商务部分、技术部分、报价部分。

(二）本次征集活动坚持自愿参与原则，学院只支付设计费给采用方案的应征单位。学院采用方案应征单位应根据学院要求进一步完善方案。各应征单位提供的设计方案必须是原创单位，并保证提交的设计方案不会侵犯任何其他人的知识产权。若发生由此造成的任何纠纷，一切法律责任由应征单位承担。所有材料由我校收集保存，方案不退还提交单位。凡参加本次设计方案征集的单位均被视为同意并接受本声明，无需书面或其他方式确认。

五、本学院将进行严格的评审审查，遴选出最佳方案。

六、报名时间、地点和联系方式

（一）时间：2024年1月11日截止。

（二）地点：海南省文昌市文城镇教育路178号海南外国语职业学院

（三）采用上门交件与邮寄方式（如需邮寄，邮寄时请联系曾老师告知寄出时间等相关情况），将报名材料提交至海南外国语职业学院综合楼三楼309室。邮寄地址：海南省文昌市教育路178号海南外国语职业学院档案室。

联系人：曾老师 ；电话：13976813800

海南外国语职业学院

2024年1月4日