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海南外国语职业学院档案数字化服务项目方案征集公告(第二次)

作者:档案室 发布时间:2024-01-05 12:06:24

为了加快学院档案数字化建设,现对“海南外国语职业学院档案数字化服务项目”方案公开征集,诚邀符合资格条件的机构参加报名。现将有关事项公告如下:

一、项目概况

(一)项目名称:海南外国语职业学院档案数字化服务项目方案征集

(二)项目预算:60万包含项目设计费,项方案计费不超1.5万元

(三)项目建设内容、功能要求

1.主要建设内容:主要包括(文书、教学、基建)材料整理归档、档案数字化制作、档案管理系统、服务器和专用档案盒等需求。教学类档案:现有档案约820盒,每盒约400页,其中有单面、双面页数,共计约328000页,需要数字化、著录条目、装订装盒、挂接到档案管理系统。文书类档案:现有档案约20000件,每件约8页,共计约160000页,需要数字化、著录条目、装订装盒、挂接到档案管理系统。基建类档案:约430盒,每盒约288页,共计约123840页,基建图纸约1400张,其中有A3、A1、A0不同幅面,基建类档案需要整理归档、数字化、著录条目、装订装盒、挂接到档案管理系统。其它档案:其它材料约50盒,共计约4000页,需要整理归档、数字化、著录条目、装订装盒、挂接到档案管理系统。存储服务器:1个,档案管理系统:1个,专用档案盒800个。

2.归档整理工作:对材料进行分类、整理、编码、编目、档号章加盖、录入装订装盒等工作。

3.档案数字化制作:根据原始实体档案情况分别进行目录拟写、著录,录入计算机形成电子目录,建立对应图像数据的目录数据库,并与档案图像数据挂接建立对应关系,按档案编定的次序逐件逐页拆卷后使用扫描仪进行扫描,形成与档案实体实际页面一一对应的数字图像,再进行数据审核和备份。

4.档案管理系统:按照国家档案局《电子档案管理系统基本功能规定》文件要求,具有档案接收、整理、保存价值鉴定、编研、归档入库、保管、利用、统计、销毁、审批、催还、导入导出等功能,且符合国家档案局认可的软件。

5.硬件

(1)服务器基本要求

名称

规格参数要求

产品类别

机架式服务器(品牌机)

CPU型号

相当于或优于

Intel 至强 Gold 6226R

CPU数量/主频

2颗、2.1GHz、≥6核

内存容量

≥64GB

固态硬盘容量(单个)

500G

内存类型

DDR4

机械硬盘容量(单个)

≥10TB SAS RAID 5

机械硬盘数量

≥3

电源类型

双电源

操作系统

Windows server 2016或以上

质保期限

≥3年

(2)扫描设备

名称

规格参数要求





(3)移动存储和其他设备

6.专业档案盒:采用国标无酸牛皮纸制作


二、参与征集单位的资格要求及需要提供的资料

(一)资格要求

1.参与征集的单位必须具有独立法人资格、具有工商管理部门核发的有效营业执照,业务范围必须包括档案数字化加工类项目、有参加过类似设计项目经验,具有数字化加工资质《国家秘密载体印制资质》乙及或以上资质;

2.提供近三年在经营活动中没有重大违法记录书面声明、未发生过档案安全事故、泄密事件、无非法获取或非法持有档案、国家秘密载体等行为记录;

3.具有良好的商业信誉和健全的财务制度、具有依法纳税和社会保障资金的良好记录;

(二)报名资料

1.营业执照副本复印件和无重大违法记录声明

2.公司资质及简介

3.公司法人证书或委托书

4.项目实施方案(包含不公开、涉密材料方案)

5.项目报价单独密封(报价包含项目预算明细报价与设计费用报价两部分,总报价超出该项目预算60万元为无效方案,其中设计费用不超1.5万元)

6.业绩材料及佐证材料(近三年完成的项目案例中包含案例、合同复印件)

7.最近三个月完税证明

8.承诺函

所有提交材料必须清晰明了,材料不清晰和未按照要求装订视为无条件放弃报名资格。文件需加盖单位公章,报名单位对所提供的所有资料真实性负责,提供虚假材料视为无条件自动放弃参与资格


三、提交材料装订顺序(要求将全部材料A4幅面装订成册一式三份)

(一)材料目录

(二)公司资质及简介

(三)公司法人证书或委托书

(四)单位营业执照副本复印件和无重大违法记录声明

(五)最近三个月完税证明

(六)业绩材料及佐证材料(近三年完成的项目案例中包含案例、合同复印件)

(七)项目实施方案

(八)项目报价(单独密封,报价包含项目预算明细报价与设计费用报价两部分,总报价超出该项目预算60万元为无效方案,其中设计费用不超1.5万元)

(九)承诺函


四、征集方案要求

(一)提供完整准确的项目可行性方案和报价方案(包括软硬件开发模块报价、数据服务报价等),本项目预算金额,根据单价(单位:元/页(条),含加工费、设备投入费、管理费、税费等一切费用)及实际完成数字化加工档案页数计算。方案制作要求具有商务部分、技术部分、报价部分。

(二)本次征集活动坚持自愿参与原则,学院只支付设计费给采用方案的应征单位。学院采用方案应征单位应根据学院要求进一步完善方案。各应征单位提供的设计方案必须是原创单位,并保证提交的设计方案不会侵犯任何其他人的知识产权。若发生由此造成的任何纠纷,一切法律责任由应征单位承担。所有材料由我校收集保存,方案不退还提交单位。凡参加本次设计方案征集的单位均被视为同意并接受本声明,无需书面或其他方式确认。


五、本学院将进行严格的评审审查,遴选出最佳方案。


六、报名时间、地点和联系方式

(一)时间:2024年1月11日截止。

(二)地点:海南省文昌市文城镇教育路178号海南外国语职业学院

(三)采用上门交件与邮寄方式(如需邮寄,邮寄时请联系曾老师告知寄出时间等相关情况),将报名材料提交至海南外国语职业学院综合楼三楼309室。邮寄地址:海南省文昌市教育路178号海南外国语职业学院档案室。

联系人:曾老师 ;电话:13976813800

海南外国语职业学院

2024年1月4日